So kommen Praxen schneller an ihr Geld

NEU-ISENBURG. Arztpraxen, die die Rechnungsabwicklung privatärztlicher Leistungen in Eigenregie betreiben, sollten nicht nur den Stand der Forderungsbegleichung, sondern vor allem auch die zügige Rechnungsstellung im Blick haben.

Denn: Wenn Privat- oder Selbstzahlerpatienten ihre Arztrechnung verspätet oder gar nicht bezahlen, kommt das die betroffenen Praxen teuer zu stehen.

Bei einem Jahres-Privatumsatz von beispielsweise 200.000 Euro machen mehrere überfällige Tagesumsätze schnell eine fünfstellige Summe aus, wie Diplom-Kaufmann Helmut Schlotmann, Geschäftsführer von Medizininkasso in Offenbach, vorrechnet.

Rechnungstellung als Stellschraube

Schlotmann sieht durchaus einige Stellschrauben für Praxisteams, um schneller an die gewünschte Liquidität zu kommen. An erster Stelle steht für ihn dabei die Rechnungsstellung. "Die Liquidation wird grundsätzlich direkt nach Abschluss der Behandlung weggeschickt", appelliert er an die Praxisteams.

Im Klartext heiße das, die Praxen sollten Schluss machen mit der oft üblichen Rechnungsstellung erst zum Quartalsende oder noch später. Denn das, so warnt Schlotmann, erwecke bei Patienten den Eindruck, dass ihr Arzt es mit dem Geld nicht so eilig hat. Der Patient lege dann die Rechnung beiseite und vergesse sie möglicherweise.

Ihn an die Forderungsbegleichung zu erinnern, eventuell sogar mit Unterstützung eines Inkassodienstleisters, koste die Praxis Zeit und Geld. Am Quartalsende sollten Praxen ihre Buchhaltung nach unbezahlten Rechnungen durchforsten.

Hilfreich sei es, so Schlotmann, in Privatliquidationen standardmäßig ein Zahlungsziel zu nennen. Eine Praxis könne zum Beispiel Paragraf 12 der Gebührenordnung für Ärzte anführen, wonach eine Forderung sofort fällig ist. Alternativ oder ergänzend gibt es den Hinweis, dass spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gemäß Paragraf 286 III BGB ohne weitere Mahnung Verzug eintritt.

Diese Zusatztexte bringen den Praxen mindestens zwei Vorteile, ist Schlotmann überzeugt. Erstens signalisierten die Zusatztexte auf der Rechnung dem Patienten, dass sein Arzt für seine nach "lege artis" erbrachten Leistungen eine pünktliche Bezahlung erwartet.

 Zweitens: Wenn die Praxis so verfahre und dazu ein straffes Mahnwesen etabliert habe, stiegen die Ergebnisse im Inkassoverfahren signifikant. Von den Patienten würden die Zusatztexte nicht nur ohne Weiteres akzeptiert, sondern sie führten seiner Beobachtung nach auch zu schnelleren Zahlungseingängen.

Höchstens 30 Tage warten

Säumige Patienten sollten spätestens nach 30 Tagen die erste Mahnung bekommen, rät der Inkassofachmann. Mit ihr trete nach dem Gesetz Zahlungsverzug ein. Somit sei die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren erfüllt.

Schlotmann empfiehlt sogar, bereits nach 14 Tagen eine zweite Mahnung zu schicken, in der der Patient deutlich auf die Folgen - etwa eines Inkassoverfahrens - hingewiesen werde. Eine beigefügte Rechnungskopie wirke gegen typische Ausflüchte wie "habe keine Rechnung bekommen".

Das in vielen Praxen gängige Verfahren, drei Mahnungen im Abstand von je 30 Tagen zu verschicken, reduziert laut Schlotmann jedenfalls die Chancen auf Realisierung der Forderung und erhöht für die Praxis das Risiko, auf der unbezahlten Rechnung sitzen zu bleiben.

Praxen, die die zeit- und personalintensive Privatliquidation nicht aus dem Team heraus stemmen wollen, können auch auf private Abrechnungsdienstleister zurückgreifen. Da dieser Service nicht kostenfrei ist, lohnt sich ein Blick in Angebots- und Preisstruktur der verschiedenen Dienstleister.

Dafür stehen zum Beispiel die beiden kostenfreien Online-Vergleichsportale www.abrechnungsstellen-vergleich.de oder www.scoremed.de zur Verfügung, die eine erste Orientierung geben können.

Zu unterscheiden ist bei den Angeboten der Abrechnungsdienstleister grundsätzlich zwischen Inkassoverfahren - hier bleibt der Arzt Eigentümer der Forderung und trägt das Risiko des Ausfalls - und dem Factoring. Bei Letzterem verkauft der Arzt seine Honorarforderung an den Dienstleister, der damit auch das Risiko trägt.