Mit E-Terminen Ressourcen freischaufeln

Eichstätt. Eine möglichst genaue Terminplanung stellt für jede Praxis eine Herausforderung dar. Das gilt um so mehr, wenn mehrere Ärzte in der Praxis tätig sind. Und wenn eine solche Praxis ihre Leistungen auch noch an mehreren Standorten anbietet, ist eine effiziente Terminplanung nur noch mithilfe der Praxis-EDV zu bewerkstelligen.

"Den ersten elektronischen Terminplaner haben wir vor etwa acht Jahren bekommen und zunächst nur zur Einbestellung von Patienten für konservative Behandlungen genutzt", berichtet Dr. Wilfried Schindler aus Eichstätt.

Schindler betreibt im Zentrum der idyllischen Barockstadt an der Altmühl zusammen mit Dr. Dirk Klaessen, Dr. Peter Sendtner, Doris Obergrießer und Dr. Csaba Demeter eine augenärztliche Gemeinschaftspraxis, zu der außerdem noch eine Praxis in Ingolstadt mit Dr. Jutta Wild sowie eine Praxis in Weißenburg und seit knapp einem Jahr auch eine Praxis in Beilngries gehören.

Da die Praxis auch eine Weiterbildungsberechtigung hat, wechselt die Zahl der Ärzte immer wieder. Aktuell sind es elf Behandler, sechs davon gehören zum Stamm der Fachärzte.

Verzahnung mit Klinik

"Das Einzugsgebiet ist groß und wir sind im Laufe der Jahre kontinuierlich gewachsen", berichtet Schindler. Zum Praxisspektrum gehören neben der ganzen Palette der konservativen Augenheilkunde auch ambulante und stationäre Operationen, was nur durch die Verzahnung der Gemeinschaftspraxis mit belegärztlicher Tätigkeit in der Klinik Eichstätt und der Tagesklinik Dr. Lindner in Ingolstadt möglich ist, erläutert Schindler.

In solchen Praxisstrukturen müssen Untersuchungs- und Behandlungstermine effektiv koordiniert werden. "Sonst ist Chaos", sagt Schindler. "Was der Alltag an Überraschungen bietet, weiß man ohnehin nicht im Voraus. Deshalb muss wenigstens das, was absehbar ist, geplant werden". Mit einem Buch-Kalender, der nur an einer Stelle geführt werden kann, stößt man schnell an die Grenzen. "Die Mitarbeiterinnen müssen ständig telefonieren. Das ist eine Verschleuderung von Arbeitskraft", erklärt Schindler.

Schluss mit parallelen Kalendern

Vor zwei Jahren ist die Praxis Schindler, die zuvor bereits über mehrere Jahre mit einem elektronischen Terminplaner gearbeitet hatte, auf ein neues Programm mit Namen multiTermin für Arztpraxen, Kliniken und MVZ umgestiegen. Mit dem alten Programm musste jeder Standort separat und mit einer eigenen Datenbank verwaltet werden, Terminvergaben an einem anderen Standort mussten telefonisch erledigt werden. Und für die Urlaubsplanung und sonstige Termine wurden zusätzliche Listen geführt.

Seit der Umstellung auf multiTermin gehören die Probleme der Vergangenheit an, berichtet die Medizinische Fachangestellte Monika Müller, die hauptverantwortlich für das reibungslose Funktionieren der Terminplanung der überörtlichen Gemeinschaftspraxis ist. "Das Eintragen der normalen Sprechstunden, OP-Termine, Notizen für einen telefonischen Rückruf des Arztes, To-do-Listen, Urlaubszeiten, Fortbildungszeiten, Abendtermine, Vertretertermine, Vorstellungsgespräche für neue Mitarbeiter, Besuche von Pharmareferenten - das geht jetzt alles komplett in den Terminkalender", berichtet sie. Irgendwelche zusätzlichen Listen müssten nicht mehr geführt werden.

Derzeit wird multiTermin an den drei Standorten Eichstätt, Ingolstadt und Weißenburg eingesetzt, Beilngries soll zum Jahreswechsel angeschlossen werden. In Eichstätt steht der zentrale Server für das gesamte Praxissystem, also auch für den elektronischen Terminplaner. Die Praxis in Weißenburg ist über ein Virtual Private Network (VPN) mit dem Server verbunden. Die Praxis in Ingolstadt ist wegen des höheren Datenvolumens über eine eigene Festnetzleitung angeschlossen.

Nicht alles funktionierte von Anfang an reibungslos, räumt Müller ein. Doch die Firma Böhme Software aus Iserlohn sei für alle Änderungswünsche offen. In die Entwicklung des Programms und der praxisindividuellen Einstellungen seien sowohl eigene als auch die Erfahrungen anderer Praxen eingeflossen.

Warnung vor Doppeltbelegung

"Jeder Arzt hat andere Sprechstunden und manchmal ändert sich das dann auch noch", berichtet Müller. Entsprechende Anpassungen im Programm seien einfach zu bewerkstelligen. Das Programm sei übersichtlich aufgebaut und erfordere keine große Einarbeitungszeit. Wenn Termine aus Versehen doppelt belegt werden, gebe es einen Hinweis. "Für Notfälle werden im Programm für jeden Arzt bestimmte Zeiten freigehalten, denn Notfälle gibt es immer", sagt Müller.

Solche Notfallzeiten können nach Bedarf eingestellt werden: Montags mehr, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag ein paar weniger. Freitags wieder mehr, so Müller.

"In das Programm sind von uns viele Erfahrungen eingeflossen, vor allem was die Verknüpfung von konservativen und OP-Terminen angeht", berichtet Schindler. Aus einem Terminplan einen kompletten OP-Plan zu erstellen, sei nicht ganz einfach. Denn dabei muss nicht nur berücksichtigt werden, wer welche Operation macht. Es geht auch darum, vier Operateure an zwei Standorten effektiv zu planen. "So was funktioniert nur, wenn das Programm flexibel ist", erläutert Schindler.

Jeder Mitarbeiter kann sich einloggen

Im Programm sind derzeit 64 Behandlungsarten mit den entsprechenden Vorbereitungs- und Behandlungszeiten hinterlegt. "Zur Untersuchung des Augenhintergrundes muss der Patient zehn Minuten früher kommen, die Erläuterung von OP-Unterlagen erfordert 20 Minuten Vorlaufzeit und wenn ein Kind Augentropfen bekommt, braucht man 30 Minuten extra", erläutert Müller.

Der elektronische Terminkalender steht an jedem PC-Arbeitsplatz zur Verfügung, berichtet die Chefin aller Medizinischen Fachangestellten Karin Fiedler. Jeder Arzt und jede Mitarbeiterin kann sich mit einem Passwort einloggen und den Terminkalender selbstständig nutzen, auch um etwa einen Abendtermin einzutragen. Da die Termine für alle anderen sichtbar sind, sei auch jederzeit der Überblick gegeben, was noch zu tun ist.

Der elektronische Terminplaner multiTermin hat nach Angaben des Softwareunternehmens auch eine erweiterte Schnittstelle zu Praxisprogrammen wie Data-AL, Duria, SEDDOC, Medi10 und weiteren, sodass Daten bidirektional ausgetauscht werden können. So kann etwa aus multiTermin heraus die Patientenkarte im Praxisprogramm geöffnet werden. Generell können alle anderen Praxisprogrammsysteme via GDT, BDT oder VDDS-media angebunden werden, so das Unternehmen.

In naher Zukunft soll nach Firmenangaben ein Messagingsystem integriert werden, mit dem die Benutzer untereinander kommunizieren können. Geplant ist außerdem die Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen sowie die Onlineanbindung für Dritte. "Für zuweisende Augenärzte könnte man sicher eine gewisse Anzahl von OP-Terminen online zur Verfügung stellen", meint Schindler.

"Jetzt haben die Kollegen fixe Kontingente und schicken uns die Versichertendaten. Das kann man auch online erledigen". Dass auch Patienten ihre Termine online buchen, sei hingegen weniger sinnvoll. "In diesem Fall ist das Telefongespräch immer noch der bessere Weg", meint Schindler.